Okres przechowywania dokumentów

Jak długo trzeba przechowywać księgi rachunkowe?

Każda firma działająca na terenie kraju, jakim jest Polska powinna w sposób rzetelny i na bieżąco prowadzić księgi rachunkowe. Mimo iż mamy pełne regały i szuflady różnych rachunków, faktur oraz raportów to nie możemy się ich tak po prostu pozbyć. Każdy rodzaj dokumentu, który zostanie zarejestrowane w naszej firmie musimy przechowywać przez pewien okres czasu.

Jak długo trzeba przechowywać księgi rachunkowe?

Obecnie w polskim prawie mamy obowiązek, aby przechowywać wszelkie dokumenty finansowe naszej firmy aż przez okres 5 lat. Polska ordynacja podatkowa nakazuje nam, iż wszystkie księgi rachunkowe, a także inne dokumenty prowadzone dla celów podatkowych naszej firmy oraz wszelkie inne rejestry związane z naszą działalnością musimy przechowywać aż do upływu terminu przedawnienia podatkowego.

Najprościej mówiąc, kiedy składamy zobowiązanie podatku PIT za rok 2011 w marcu 2012 r. to dokumenty finansowe naszej firmy musimy przechowywać aż do końca 2017 roku. W tym okresie musimy przechowywać wszystkie faktury przychodowe oraz kosztowe, które zostały zarejestrowane na naszą firmę.

Wszystkie roczne sprawozdania finansowe, które złożyliśmy musimy przechowywać na stałe. Natomiast resztę dokumentacji przechowujemy przepowiednie okres i tutaj wymieniamy różne dokumentacje takie jak:

  1. Księgi rachunkowe, które powinniśmy przechowywać przez okres 5 lat
  2. Dowody księgowe, które są dowodami wpływów ze sprzedaży detalicznej przechowujemy aż do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego
  3. Dowody księgowe, które dotyczą różnych wieloletnich inwestycji oraz pożyczek czy też kredytów albo też umów handlowych powinniśmy przechowywać przez pięć lat od następnego roku, który rozpoczął się po roku obrotowym
  4. Dokumentację, którą przyjęliśmy jako sposób prowadzenia rachunkowości, prowadzimy przez cały okres jej ważności oraz dodatkowo musimy wszystkie dokumenty posiadać przez 3 lata jeszcze po tym okresie
  5. Wszelkie dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji przechowujemy 1 rok po terminie upływu rękojmi lub też po rozliczeniu reklamacji
  6. Przez 5 lat przechowujemy także dokumenty związane z inwentaryzacją
  7. Pozostałe wszystkie dokumenty, które stanowią dowód księgowy naszej działalności przechowujemy nie krócej niż przez 5 lat

Zawsze musimy pamiętać o tym, że okres przechowywania dokumentów obliczamy dopiero w następnym roku po roku obrotowym. Jeśli chodzi o dokumentację ZUS to płatnicy składek również muszę przechowywać swoje dokumenty przez okres 5 lat. Natomiast jeśli chodzi o pracowników to dokumentację pracowniczą, czyli wszystkie listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne ważne dowody przechowujemy aż przez okres 50 lat.