Faktura pro forma to dokument powszechnie używany w obrocie gospodarczym, jednak jej cel i sposób stosowania nie zawsze są w pełni zrozumiałe. W artykule omówimy, kiedy warto wystawiać fakturę pro forma oraz jakie elementy powinna zawierać, aby spełniała swoją funkcję.
Czym jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument przypominający klasyczną fakturę VAT, jednak nie jest on dokumentem księgowym ani prawnym dowodem sprzedaży. Głównym celem faktury pro forma jest przedstawienie oferty handlowej w formie zbliżonej do właściwej faktury. W przeciwieństwie do faktury VAT, pro forma nie wywołuje skutków podatkowych i nie musi być księgowana.
Kiedy warto wystawić fakturę pro forma?
Fakturę pro forma stosuje się w różnych sytuacjach, szczególnie tam, gdzie konieczne jest wcześniejsze uzgodnienie warunków transakcji. Oto najczęstsze przypadki:
- Przed potwierdzeniem zamówienia
Faktura pro forma pozwala przedstawić szczegóły dotyczące ceny, ilości i warunków sprzedaży, zanim klient zdecyduje się na zakup. Dzięki temu unika się nieporozumień związanych z ostatecznymi kosztami. - Jako podstawa do płatności zaliczkowej
W transakcjach wymagających wpłaty zaliczki pro forma pełni rolę dokumentu informacyjnego, na podstawie którego klient dokonuje przelewu. - Przy przetargach i negocjacjach
W przypadku przetargów faktura pro forma może być użyta jako szczegółowa wycena oferty, co ułatwia porównanie propozycji różnych dostawców. - W eksporcie i imporcie
Faktura pro forma jest często wymagana w międzynarodowym obrocie handlowym, aby umożliwić formalności celne, takie jak uzyskanie zgody na import.
Co powinna zawierać faktura pro forma?
Chociaż faktura pro forma nie ma określonych wymogów prawnych w zakresie jej treści, powinna zawierać kluczowe elementy, które czynią ją przejrzystą i zgodną z oczekiwaniami obu stron. Poniżej przedstawiamy, co warto uwzględnić:
- Nagłówek dokumentu
Na fakturze pro forma powinno widnieć wyraźne oznaczenie „Faktura pro forma”. Pozwala to odróżnić ją od faktury VAT i uniknąć ewentualnych nieporozumień. - Dane sprzedawcy i nabywcy
Tak jak w przypadku faktury VAT, należy podać pełne dane obu stron, w tym:- nazwę firmy,
- adres,
- NIP (jeśli dotyczy).
- Opis towarów lub usług
Precyzyjny opis przedmiotu transakcji, zawierający informacje takie jak nazwa towaru, ilość, cena jednostkowa oraz wartość netto i brutto. - Termin i warunki płatności
Określenie terminu, w jakim nabywca powinien dokonać zapłaty, oraz wskazanie metody płatności, np. przelew na konto bankowe. - Dane bankowe sprzedawcy
Informacja o rachunku bankowym, na który ma zostać przelana należność. - Kwoty
Wartości netto, brutto oraz stawka VAT (jeśli dotyczy), mimo że pro forma nie stanowi podstawy do naliczenia podatku. - Data wystawienia i numer dokumentu
Chociaż faktura pro forma nie musi być numerowana zgodnie z zasadami księgowymi, warto wprowadzić unikalny numer dla łatwiejszego zarządzania dokumentacją.
Faktura pro forma a regulacje prawne
W polskim prawie brak jest szczegółowych regulacji dotyczących faktury pro forma. Kluczowe jest jednak, aby dokument ten nie był traktowany jako faktura VAT. Nie powinna zawierać sformułowań sugerujących, że jest to dowód sprzedaży, np. „do zapłaty” lub „należność”.
Korzyści z wystawiania faktur pro forma
Stosowanie faktur pro forma przynosi wiele korzyści zarówno sprzedawcom, jak i nabywcom:
- Przejrzystość transakcji
Klient ma jasny obraz warunków handlowych przed ostatecznym zakupem. - Uniknięcie pomyłek
Pro forma pomaga uniknąć błędów związanych z nieprawidłową wyceną lub opisem towarów i usług. - Szybsze formalności
W transakcjach międzynarodowych ułatwia procedury celne i skraca czas oczekiwania na dokumenty księgowe.
Podsumowanie
Faktura pro forma to praktyczne narzędzie, które pozwala na klarowne przedstawienie warunków transakcji. Choć nie jest dokumentem księgowym, pełni istotną funkcję w procesie sprzedaży, szczególnie przy wpłatach zaliczkowych, negocjacjach handlowych czy w obrocie międzynarodowym. Warto pamiętać, aby dokument był czytelny i zawierał wszystkie niezbędne informacje, zapewniając tym samym profesjonalizm i zaufanie w relacjach biznesowych.
